Разработка автоматизированной системы учёта продаж в канцелярском магазине ( на базе ООО <<КАНЦ-ЗАПАД>>(Тамбов 3)

ВВЕДЕНИЕ

В рамках данной работы проведено изучение технологии продаж в условиях магазина канцелярских товаров. Актуальность выбора темы заключается в необходимости удержания клиентской базы компаниями, работающими в сфере продаж. Специфика данного рынка связана с наличием большого количества игроков и для сохранения своих позиций на рынке необходимо для клиентов создавать условия, позволяющие проводить продажи и максимально качественно обслуживать клиентов.
Использование информационных технологий в деятельности компаний, занимающихся розничной реализацией товаров, позволяет оперативно осуществлять поиск информации о наличии товаров, их характеристиках, осуществлять консультирование клиентов для подбора товара, оптимально соответствующего его потребностям и запросам.
Целью данной работы является проектирование информационной системы учета продаж для магазина канцелярских товаров.
Задачи проекта:
изучение специфики деятельности магазина канцелярских товаров, построение моделей бизнес-процессов;
определение недостатков существующей технологии работы специалистов, постановка задач автоматизации учета продаж канцелярских товаров;
постановка задач автоматизации, определение перечня справочников, входных, отчетных форм;
построение реляционной модели базы данных;
проектирование архитектуры разрабатываемого программного обеспечения;
описание функционала разработанной системы и его тестирование;
описание результатов тестирования системы.
Объектом исследования является деятельность магазина ООО «КАНЦ-ЗАПАД».
Предмет исследования – информационная система учета и анализа продаж ООО «КАНЦ-ЗАПАД».



ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1 Использование ИС для автоматизации бизнес-процессов
В настоящее время с развитием информационных систем появляется множество возможностей внедрения программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов различной направленности. Внедрение информационных систем позволяет сокращать время выполнения технологических операций, обеспечивает специалистов инструментарием для аналитической работы, позволяет разрабатывать основные направления совершенствования работы предприятий, обеспечивать повышение эффективности работы специалистов.
Основными направлениями внедрения информационных систем в работу компаний являются [16]:
обслуживание клиентов;
проведение кассовых операций;
технологии внутреннего и внешнего документооборота, в т. ч. с использованием электронной подписи;
учет наличия и оборота товаров на складе;
платежный документооборот;
поддержка технологий кадрового учета, учета заработной платы, формирование отчётности по персоналу;
технологии управленческого учета;
разработка маркетинговых стратегий;
поддержка технологий администрирования информационных систем;
бухгалтерский учет, подготовка финансовой отчетности и др.
Основными факторами, обеспечивающими получение экономического эффекта при использовании информационных системе, являются:
сокращение времени на выполнение технологических операций в рамках технологии работы специалистов;
исключение ошибок, связанных с влиянием человеческого фактора;
повышение качества обслуживания клиентов, сокращение времени на формирование сопроводительной документации, что позволяет повысить обороты компании.
При внедрении информационных технологий для автоматизации бизнес-процессов необходимо учитывать соответствие функционала внедряемых систем технологии работы специалистов, условия поддержки программного продукта, его стоимость, системные требования и необходимость приобретения дополнительного аппаратного обеспечения, а также эксплуатационных издержек в сопоставлении с ожидаемыми показателями экономической эффективности, получаемыми при внедрении информационной системы.
От правильности планирования развития ИТ-инфраструктуры зависит эффективность выполнения сотрудниками своих функций и конечный результат в виде снижения управленческих издержек и себестоимости производимой продукции или оказываемых услуг.

1.2. Анализ процесса функционирования организации

В рамках данной работы проведена разработка системы автоматизации магазина для компании, работающей в сфере продаж канцелярских товаров. Компания производит продажи товаров, получаемых от производителей и оптовых поставщиков. Клиентам предлагаются услуги консультирования по вопросам подбора товаров, оказывают услуги по поставкам под заказ необходимых моделей. На рисунке 1 показана схема организационной структуры компании.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ООО «КАНЦ-ЗАПАД»

Компания имеет линейно-функциональный тип организационной структуры, для которого характерно наличие иерархии подчиненности, при этом в рамках реализации отдельных проектов возможно создание рабочих групп с внутренней системой управления.
Руководство компанией осуществляется генеральным директором, в компетенцию которого входят вопросы координации взаимодействия отделов компании, подписания договоров, платежных поручений, актов выполненных работ, решение вопросов, связанных с принятием управленческих решений по основной деятельности организации, определение кадровой политики и политики развития.
В компетенцию специалистов по работе с клиентами входят вопросы, связанные с осуществлением продаж, консультированием клиентов по вопросам, связанным с работой с заказами, проведением оплат, условиями доставки приобретенных товаров, а также составлением аналитической отчетности по работе с клиентами.
Специалисты экономического отдела курируют вопросы организации проведения платежей, расчётов с поставщиками, компаниями-партнерами, оплаты налоговых и арендных платежей, а также транспортных расходов. Специалисты по бухучету осуществляют начисление заработной планы, учет основных средств, работу с банками в части проведения платежей по расчётному счету.
Сотрудники отдела закупок курируют вопросы работы с поставщиками, организации поставок реализуемых товаров, определения условий проведения взаиморасчётов.
Сотрудники общего отдела курируют вопросы ведения документооборота и кадрового учета.
В таблице 1 приведены результаты SWOT-анализа деятельности компании.
Таблица 1 - SWOT-анализ компании


Специфика деятельности магазина канцелярских товаров связана с работой на рынке с высоким уровнем конкуренции и для сохранения позиций на рынке и обеспечения роста оборотов необходимо использовать возможности, позволяющие расширить рынок сбыта. Одним из эффективных инструментов увеличения клиентской базы является использование технологии Интернет-продаж, обеспечивающей возможности сокращения затрат на содержание помещений и персонала торговых точек, позволяющего формировать отчетность по проведённым операциям, проводить платежи в безопасном режиме.
В рамках анализа предметной области продаж канцелярских товаров методом интервьюирования проведено определение потребностей пользователей в создании сайта компании.
Таблица 2 – Анализ потребностей пользователей


В рамках данной работы проведен анализ бизнес-процессов организации продаж. В данном сегменте рынка представлено множество компаний, что создает необходимости формирования предложений для клиентов, имеющих привлекательность по качеству, цене, схемам оплаты и обслуживанию. Одним из источников снижения стоимости для клиентов является возможность сокращения управленческих издержек. [9].
В рамках анализа деятельности торговой организации проведено построение модели бизнес-процессов. На рис.2 приведена контекстная диаграмма.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Как показано на рис.2, входящая информация в технологии работы компании включает:
данные о предложениях от поставщиков;